Facility Coordinator/Coordinateur(trice) des Installations

Job Title

Facility Coordinator/Coordinateur(trice) des Installations

Job Description Summary

The Facilities Coordinator supports the facility management team by overseeing the daily operations of the site and ensuring timely and efficient service delivery. Acting as the key point of contact for facility-related matters, this role allows the Assistant Facilities Manager (AFM) to focus on strategic, high-level responsibilities while the Coordinator manages day-to-day execution. The Coordinator ensures client satisfaction, vendor management, and facility operations run smoothly, enabling a well-maintained and engaging work environment.

Le Coordinateur des Installations soutient l'équipe de gestion des installations en supervisant les opérations quotidiennes du site et en garantissant une prestation de services rapide et efficace. En tant que point de contact principal pour toutes les questions liées aux installations, ce rôle permet au Gestionnaire Adjoint des Installations (AFM) de se concentrer sur des responsabilités stratégiques, tandis que le Coordinateur se charge de l'exécution quotidienne. Le Coordinateur veille à la satisfaction des clients, à la gestion des prestataires et au bon fonctionnement des installations, assurant un environnement de travail bien entretenu et dynamique.

Job Description

Key Responsibilities:

• Provide overall facility management services, including monitoring and addressing issues related to the facility's daily operations, ensuring everything runs efficiently.
• Respond to client inquiries, complaints, and concerns, taking corrective action as needed to resolve issues promptly and ensure high levels of client satisfaction.
• Serve as the on-site point of contact for all facility-related matters, maintaining a presence on-site 5 days a week.
• Coordinate with external contractors for building services and repairs, ensuring timely completion and quality service.
• Stay informed on all operational aspects of the building’s systems (e.g., HVAC, electrical, plumbing) to handle day-to-day issues and requests.
• Manage the creation, assignment, and tracking of work orders, ensuring timely responses by engineering staff and vendors.
• Request, review, and process work orders, bids, and vendor proposals, verifying pricing and completion of work before approving invoices.
• Monitor and evaluate vendor performance, ensuring service excellence and compliance with contracts.
• Train vendors on work order and billing procedures, facilitating smooth vendor operations and ensuring adherence to policies.
• Manage complex work orders, such as those involving environmental issues, building repairs, or disaster recovery.
• Provide written communication between contractors, clients, and internal teams, keeping all parties informed of project status and issue resolution.
• Regularly inspect the building to identify maintenance needs and ensure cleanliness, safety, and overall functionality.
• Coordinate and manage special events on behalf of clients and building occupants, including planning and executing events like meetings, themed events, and brand activations.
• Act as a building ambassador, maintaining a visible and welcoming presence during high-traffic periods, events, and tenant engagement activities.
• Assist with organizing tenant engagement programs and amenities, such as lunch-and-learns, pop-up services, and philanthropy events, to enhance the tenant experience.
• Network with the local community to bring relevant services and events to the building, fostering a vibrant and active tenant environment.
• Manage and oversee reception duties, mail services, access passes, office supplies, safety, and security protocols as needed.
• Identify opportunities to improve facility operations and make recommendations for enhancing building procedures and client satisfaction.
• Ensure compliance with building safety protocols and participate in creating a safe and secure environment for all building occupants.

Required Skills and Competencies:

• Strong communication skills (both verbal and written), with the ability to interact effectively with clients, vendors, and building occupants.
• Excellent organizational and problem-solving skills, with the ability to multitask and manage various day-to-day tasks efficiently.
• Ability to manage vendors and contractors, ensuring high service standards and adherence to facility protocols.
• Strong customer service orientation, ensuring a positive and professional experience for all tenants and visitors.
• Proficiency in using work order management systems and basic office software (e.g., Microsoft Office Suite).
• Knowledge of basic facility systems (e.g., HVAC, electrical, plumbing) and experience working in a facility management or coordination role.

Preferred Qualifications:

• Previous experience in facilities coordination or property management in a commercial setting.
• Experience coordinating events, managing vendors, and supporting client-facing services.
• Familiarity with safety procedures and building management systems is a plus.

Work Environment:
This position requires being on-site 5 days a week, in a dynamic office and facility environment. The role may require occasional travel between buildings or to off-site events. The Facilities Coordinator should be prepared to handle both operational tasks and provide client-facing support in a professional and welcoming manner.

Principales responsabilités :

• Fournir des services globaux de gestion des installations, y compris surveiller et résoudre les problèmes liés aux opérations quotidiennes des installations pour assurer leur bon fonctionnement.
• Répondre aux demandes, plaintes et préoccupations des clients, en prenant des mesures correctives nécessaires pour résoudre rapidement les problèmes et garantir des niveaux élevés de satisfaction client.
• Agir en tant que point de contact sur site pour toutes les questions liées aux installations, étant présent 5 jours par semaine.
• Coordonner avec des prestataires externes pour les services de maintenance et de réparation des bâtiments, en veillant à la qualité et à la réalisation des travaux dans les délais impartis.
• Se tenir informé(e) sur tous les aspects opérationnels des systèmes du bâtiment (ex. CVC, électricité, plomberie) afin de gérer les problèmes et les demandes quotidiennes.
• Gérer la création, l'attribution et le suivi des ordres de travail, en veillant à ce que les équipes d'ingénierie et les prestataires répondent dans les délais impartis.
• Demander, examiner et traiter les ordres de travail, devis et propositions des prestataires, en vérifiant les prix et la réalisation des travaux avant de valider les factures.
• Suivre et évaluer la performance des prestataires, garantissant ainsi l'excellence du service et le respect des contrats.
• Former les prestataires sur les procédures de gestion des ordres de travail et de facturation, facilitant ainsi le bon fonctionnement des opérations des prestataires et le respect des politiques.
• Gérer des ordres de travail complexes, tels que ceux impliquant des problèmes environnementaux, des réparations de bâtiments ou la récupération après sinistre.
• Rédiger des communications écrites entre les prestataires, les clients et les équipes internes, en informant toutes les parties de l'état des projets et de la résolution des problèmes.
• Inspecter régulièrement le bâtiment pour identifier les besoins de maintenance et garantir la propreté, la sécurité et la fonctionnalité générale.
• Coordonner et gérer des événements spéciaux pour les clients et les occupants du bâtiment, y compris la planification et l'exécution d'événements tels que des réunions, des événements à thème et des activations de marque.
• Agir en tant qu'ambassadeur du bâtiment, en maintenant une présence visible et accueillante pendant les périodes de forte affluence, les événements et les activités d'engagement des locataires.
• Organiser et gérer des programmes d'engagement des locataires et des commodités, tels que des déjeuners-conférences, des services pop-up et des événements philanthropiques, pour améliorer l'expérience des locataires.
• Tisser des liens avec la communauté locale pour offrir des services et des événements pertinents aux locataires du bâtiment, en participant à des événements de réseautage externes et à d'autres opportunités.
• Gérer et superviser les tâches de réception, services postaux, badges d’accès, fournitures de bureau, protocoles de sécurité et de sûreté, selon les besoins.
• Identifier des opportunités d'amélioration des opérations des installations et faire des recommandations pour améliorer les procédures du bâtiment et la satisfaction des clients.
• Veiller au respect des protocoles de sécurité du bâtiment et participer à la création d'un environnement sûr et sécurisé pour tous les occupants du bâtiment.

Compétences et compétences requises :

• Excellentes compétences en communication (orale et écrite), avec la capacité d'interagir efficacement avec les clients, les prestataires et les occupants du bâtiment.
• Compétences organisationnelles et de résolution de problèmes solides, avec la capacité de gérer plusieurs tâches quotidiennes de manière efficace.
• Capacité à gérer les prestataires et les entrepreneurs, en garantissant des normes de service élevées et le respect des protocoles des installations.
• Fort sens du service client, garantissant une expérience positive et professionnelle pour tous les locataires et visiteurs.
• Maîtrise des systèmes de gestion des ordres de travail et des logiciels de bureautique (ex. Suite Microsoft Office).
• Connaissance des systèmes de base des installations (ex. CVC, électricité, plomberie) et expérience dans un rôle de coordination des installations ou de gestion immobilière.

Qualifications préférées :

• Expérience préalable en coordination des installations ou en gestion immobilière dans un environnement commercial.
• Expérience dans la coordination d'événements, la gestion des prestataires et le soutien aux services orientés client.
• Familiarité avec les procédures de sécurité et les systèmes de gestion des bâtiments est un atout.

Environnement de travail :
Ce poste nécessite une présence sur site 5 jours par semaine dans un environnement dynamique de bureau et d'installations. Des déplacements occasionnels entre les bâtiments ou vers des événements externes peuvent être requis. Le Coordinateur des Installations doit être prêt à gérer à la fois des tâches opérationnelles et à fournir un soutien client dans un cadre professionnel et accueillant.

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