Property Administrator/administrateur/ Administratrice de propriété

Job Title

Property Administrator/Administrateur/ Administratrice de propriété

Job Description Summary

Performs the administrative functions of the Property Management Team assuring a high level of professionalism in property issues, including timely response to and resolution of any tenant requests or concerns.

Exécute les fonctions administratives de l'équipe de gestion immobilière en assurant un haut niveau de professionnalisme dans les problèmes immobiliers, y compris une réponse et une résolution rapides à toute demande ou préoccupation des locataires.

Job Description

ESSENTIAL FUNCTIONS AND RESPONSIBILITIES

May be responsible for one or more of the following:

• Provide full administrative support, including phone support, typing reports, filing and distribution of correspondence
• Schedule and coordinate meetings/special events, as requested
• Assist in lease administration activities, including tenant contacts and insurance information; generate reports
• Prepare and coordinate bid proposals, service contracts and approved invoices. Assist in bidding process and assist Property Manager(s) in their efforts to ensure compliance with C&W's policies and procedures
• Prepare and code invoices for Property Manager's approval
• Ensure office is stocked with office supplies and other required items to maintain the office
• Ensure prompt and accurate completion of contract and certificates of insurance information in contract administration software
• Track and file contracts and insurance certificates; maintain follow-up system for expirations
• Monitor and maintain the property maintenance work order system and prepare monthly reports for Property Manager on status of tenant work orders
• Maintain the property purchase order system
• Maintain lease and contract files, as well as other files located within the property management office
• Promote and foster positive relationships with tenants and clients and track service calls as required
• Assist with monthly and quarterly management reports as well as annual budget preparation
• Process management and maintenance staff hours, tenant bill back invoices through accounting, expense reports, monthly meter readings of properties, and check requests for review and approval

KEY COMPETENCIES
1. Communication Proficiency (oral and written)
2. Customer Focus (internal and external)
3. Organization Skills
4. Interpersonal Skills
5. Initiative
6. Multi-tasking

IMPORTANT EDUCATION

High school diploma/GED equivalent; Bachelor Degree preferred

IMPORTANT EXPERIENCE

Customer service experience preferred

ADDITIONAL ELIGIBILITY QUALIFICATIONS

• Proficiency in Microsoft Office Suite
• Ability to give and take direction and to interface with decision makers in a professional manner and maintain confidential information

WORK ENVIRONMENT
This job operates in a professional office environment. This role routinely uses standard office equipment such as computers, phones, photocopiers, filing cabinets and fax machines.

PHYSICAL DEMANDS
The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job. While performing the duties of this job, the employee may need to stand and walk for extended or continuous periods of time. They must be able to ascend and descend staircases, ladders, and/or step stools and may be required to travel outside between buildings in varying outdoor weather conditions. The employee may also be regularly required to remain in a stationary position (sit or stand) for 85% of the time; regularly operate office machinery.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES

Peut être responsable d'un ou plusieurs des éléments suivants :

Fournir un soutien administratif complet, y compris une assistance téléphonique, la saisie des rapports, le classement et la distribution de la correspondance
Planifier et coordonner des réunions/événements spéciaux, sur demande
Aider aux activités d'administration des baux, y compris les contacts avec les locataires et les informations sur les assurances ; générer des rapports
Préparer et coordonner les propositions d'offres, les contrats de service et les factures approuvées. Aider au processus d'appel d'offres et assister le(s) gestionnaire(s) immobilier(s) dans leurs efforts pour assurer le respect des politiques et procédures de C&W.
Préparer et coder les factures pour l'approbation du gestionnaire immobilier
S'assurer que le bureau est approvisionné en fournitures de bureau et autres articles nécessaires à l'entretien du bureau
Assurer l'achèvement rapide et précis du contrat et des certificats d'assurance dans le logiciel d'administration des contrats
Suivre et classer les contrats et les certificats d'assurance ; maintenir un système de suivi des expirations
Surveiller et maintenir le système de bons de travail d'entretien de la propriété et préparer des rapports mensuels pour le gestionnaire immobilier sur l'état des bons de travail des locataires.
Maintenir le système de bons de commande immobiliers
Tenir à jour les dossiers de baux et de contrats, ainsi que d'autres dossiers situés au sein du bureau de gestion immobilière.
Promouvoir et favoriser des relations positives avec les locataires et les clients et suivre les appels de service au besoin
Participer aux rapports de gestion mensuels et trimestriels ainsi qu'à la préparation du budget annuel
Traiter les heures du personnel de gestion et d'entretien, les factures des locataires via la comptabilité, les notes de frais, les relevés mensuels des compteurs des propriétés et les demandes de contrôle pour examen et approbation.

COMPÉTENCES CLÉES
1. Compétence en communication (orale et écrite)
2. Orientation client (interne et externe)
3. Compétences organisationnelles
4. Compétences interpersonnelles
5. Initiatives
6. Multitâche

ÉDUCATION IMPORTANTE
Diplôme d'études secondaires/équivalent GED ; Baccalauréat préféré

EXPÉRIENCE IMPORTANTE
Expérience en service à la clientèle préférée

QUALIFICATIONS D'ÉLIGIBILITÉ SUPPLÉMENTAIRES-
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Capacité à donner et à recevoir des directives, à interagir avec les décideurs de manière professionnelle et à conserver des informations confidentielles

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Ce travail s'effectue dans un environnement de bureau professionnel. Ce rôle utilise régulièrement du matériel de bureau standard tel que des ordinateurs, des téléphones, des photocopieurs, des classeurs et des télécopieurs.

EXIGENCES PHYSIQUES
Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles qui doivent être satisfaites par un employé pour remplir avec succès les fonctions essentielles de cet emploi. Dans l'exercice de ses fonctions, l'employé peut devoir rester debout et marcher pendant des périodes prolongées ou continues. Ils doivent être capables de monter et de descendre des escaliers, des échelles et/ou des escabeaux et peuvent être amenés à se déplacer à l'extérieur entre les bâtiments dans des conditions météorologiques extérieures variables. Le salarié peut également être régulièrement amené à demeurer dans une position stationnaire (assis ou debout) pendant 85 % du temps ; utiliser régulièrement des machines de bureau.

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